Slide 今、来社があったことを
伝えるべき担当者に直接届ける
知らせるべき人にだけ来社したことをチャットで通知。
だから、まわりの人の手を止めず、本来集中すべき業務に専念できる。
伝える側も伝えられる側にも配慮できる「おもてなし」クラウド受付サービス 製品資料はこちら
Slide 来社受付時の対応、
まだ内線電話ですか?
知らせるべき人にだけ来社したことをチャットで通知。
だから、まわりの人の手を止めず、本来集中すべき業務に専念できる。
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メインページ2021-06-30T09:03:43+09:00

WowDeskとは?

WowDesk(ワウデスク)とは、
タブレットで受付対応が可能なクラウド型受付システムです。
従来「内線電話」や「受付専任担当者」によって対応していた取次ぎ業務をタブレット1つ設置するだけで無⼈化でき、お客様と担当者を“ミス無く”“素早く”おつなぎできます。

\かんたん受付番号発行!/
来客通知が担当者へ直接届く

来客担当者が受付番号を発行し、事前にお客様にお伝えすることで、来客時にお客様は番号を入力するだけで受付完了。担当者は「WowTalk(ワウトーク)」などのビジネスチャットで来客通知を直接受け取ることができます。

\番号なしでもOK!/
シンプルなフォームでかんたん受付

もし受付番号を発行しなかった場合でも、氏名や会社名、担当者名などの入力フォームをお客様に入力していただくことで、作成した受付グループでビジネスチャットに通知を受け取ることが可能です。

\配達や面接などに便利!/
専用カスタマイズボタン設置可能

定期的に訪れる運送会社の方、採用面接の応募者の方など特定の方専用の受付ボタンを設置可能です。自社の来客状況に合わせて、任意のボタンを設定可能。特定の要件で来客されるお客様もスムーズに受付を進められます。

統計データで見る「受付」

お客様の対応や内線の取次ぎは、多くの企業にとって“何気なく取り組む業務の1つ” という認識の⽅も多いはずです。しかし、この小さな業務も積もり積もることで大きなロスを生みます。例えば、以下の調査を御覧ください。

受付の取次ぎだけで年間130時間のロス!

来客時の内線電話の取次ぎや応対は、仮に1回あたり約5分ほどと仮定します。そして当社の調査によると1⽇あたり平均6.5回の来客対応が発⽣します(※)。⼀⾒して⼩さな業務のようにも⾒えますが、⽉間では約11時間年間に換算すると約130時間も来客対応に時間を割いているのです。

※参考:当社モニターユーザーを対象としたアンケート調査から算出

1回たった5分の取次ぎで集中力が激減!

1回5分の取次ぎでも、専業ではない部署が取次ぎを行うので本来やるべき業務に支障をきたす可能性があります。ミシガン州立大学の研究(2014年)によると作業中に2.8秒の中断が入ると、集中力が半減し、4.4秒の中断1/3も集中力が減少するというデータ(※)もあります。

※参考: https://psycnet.apa.org/record/2013-00033-001

活用シーン

クラウド型受付システム「WowDesk(ワウデスク)」の導入により、
具体的にどのようなシーンでご活用いただけるかをご紹介します。

お客様を
お待たせしない

取次ぎの際、担当者を呼ぶために来訪されたお客様を待たせてしまった経験はありませんか?WowDeskならお客様が来訪されたタイミングで担当者のスマートフォンやPCに直接通知できるため、お待ちいただく時間を短縮可能です。

取次ぎミスによる
対応漏れを防ぐ

同時刻に複数のお客様が来訪された場合、口頭や内線電話での取次ぎでは対応漏れが発生することも考えられます。WowDeskでは、受付を済ませたお客様の「案内待ちリスト」が作成されるため対応漏れを防ぐことができます。

タブレットで無人化し
取次ぎ時間を削減

受付に内線電話やベルを設置し、来客時に有人対応している企業も少なくありません。WowDeskをインストールしたタブレットを受付に設置すれば無人対応が可能。担当者が直接お客様をお迎えでき、取次ぎ時間の削減につながります。

機能の説明

来客と導入企業がご利用可能な主な機能をご紹介いたします

4桁の番号入力でラクラク受付

受付番号入力

受付方法は、担当者から予め通知された4桁の番号を入力するだけ。担当者のビジネスチャットにメッセージが通知されます。

番号なしでもラクラク受付

情報入力受付

突然の訪問で受付番号がない場合や番号を忘れてしまっても、簡単な操作で担当者を呼び出せます。希望する訪問部署を選ぶと部署のビジネスチャットにメッセージが通知されます。

用件を選ぶだけでラクラク受付

カスタマイズ受付

配達や面接など、特定の用件を選ぶだけで担当部署のビジネスチャットにメッセージが通知されます。

取次不要で担当者へ通知

チャット通知

来客がiPadのWowDeskから受付をおこなうと、担当者やグループのビジネスチャットにメッセージが通知され来客状況がわかります。

音声通知でチャットの見逃し防止

スマートスピーカー通知

GoogleHome等のスマートスピーカーと連携して、チャットの通知と同時に音声で来客をお知らせすることができます。

予定の登録もカンタン

カレンダー連携

WowDeskで受付予約をおこなうと、GoogleカレンダーやOutlook予定表にボタン1つでスケジュールを登録することができます。

応対前に来客の動画を確認

動画撮影機能

受付操作時の動画を記録します。応対前に動画を確認して、来客をお迎えする時の人違いを防止することができます。

WowDeskは茶道経験のある女性社員の意見をもとに「茶の湯の心」「日本のおもてなしの心」をコンセプトに開発されました

和敬清寂

「和敬」はお互いに尊敬しあい認め合うこと。
「静寂」は清らかにすること、無駄を省いた心のこと。

千利休の”茶の湯の心”を表している言葉とされる「和敬清寂」。
主人も客人もお互いに相手の心をいたわりながら、主人は客人を清らかな心でもてなし、客人は主人の心をおしはかり敬意をもってそれに応える。

どんな相手にも敬意を払い心を尽くす“茶の湯”の精神を身近な来客対応に取り入れることで

縁あってオフィスに赴かれた来客には等しく心地さを提供し、

迎え入れる私たち自身も日々の業務から心清らかに
豊かな心持ちでいられるようにとの願いがWowDesk(ワウデスク)には込められています。

お客様も、出迎える私たちも
すべての人が心地よくなれる”おもてなし受付”を目指して

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